Mit CareOrganise haben Agenturen in der 24-Stunden-Betreuung die Möglichkeit, alle wesentlichen Ereignisse zwischen Agentur und Klient / Angehörige bzw. Betreuungspersonen zu dokumentieren und die automatisierte Protokollierung der Verarbeitungsvorgänge abzurufen.
Die Protokollierung von Abläufen oder Tätigkeiten ist ein Bestandteil des unternehmerischen Handelns. Gerade in der 24-Stunden-Betreuung ist sie ein wichtiger Aufgabenbereich, der oftmals Zeit erfordert. CareOrganise bietet unterschiedliche Protokollierungsformen an, welche für die Benutzenden sehr einfach und zeitsparend durchgeführt werden können oder sogar automatisiert ablaufen. Der Nutzen einer Protokollierung stellt sich oft erst viel später heraus, beispielsweise wenn Informationen darüber benötigt werden, wer mit wem was gesprochen oder wann ein Hausbesuch stattgefunden hat. Besonders dann, wenn mehrere Personen in die Betreuung eines Klienten involviert sind, ist es wichtig, Notizen oder Protokolle zu erstellen.
Dokumentation von Ereignissen
Nach den Standes- und Ausübungsregeln für die Organisation von Personenbetreuung hat das Vermittlungsunternehmen erbrachte Leistungen gegenüber der Betreuungsperson bzw. dem Klienten / Auftraggeber regelmäßig zu dokumentieren und ihr bzw. ihm auf Verlangen auszuhändigen (§ 6 und § 10 der Verordnung über die Standes- und Ausübungsregeln).
Darüber hinaus haben Angehörige der Gesundheits- und Krankenpflegeberufe die von ihnen gesetzten gesundheits- und krankenpflegerischen Maßnahmen zu dokumentieren und auf Verlangen, dem Klienten / gesetzlichen Vertreter / Bevollmächtigten Einsicht in die Pflegedokumentation zu gewähren (§ 5 GuKG).
Mit der Notizfunktion in CareOrganise können alle erbrachten Leistungen sowie gesundheits- und krankenpflegerischen Aktivitäten zeitnah dokumentiert und somit auch protokolliert werden. Bei Bedarf ist es möglich, die Dokumentationen einzeln oder gesamt in eine PDF-Datei zu exportieren.
Protokollierung der Verarbeitungsvorgänge
Laut Datenschutzgesetz (§ 50 DSG) ist jeder Verarbeitungsvorgang von personenbezogenen Daten aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Überprüfung zumindest mit Zweck, verarbeitete Daten, Datum und Uhrzeit der Verarbeitung sowie die Identifizierung der verarbeitenden Person zu protokollieren.
In CareOrganise werden alle Eingaben, Änderungen und Löschungen automatisiert protokolliert und können von jedem Benutzenden zum Zwecke der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung einschließlich der Eigenüberwachung, der Gewährleistung der Integrität und Sicherheit der personenbezogenen Daten sowie in gerichtlichen Strafverfahren verwendet werden. Protokolleinträge sind mit einem Zeitstempel sowie Personenbezug versehen und dokumentieren, welche Daten von wem erfasst, geändert oder gelöscht wurden.
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