Fragen und Antworten zu CareOrganise

Eine Cloud-Software wird von einem IT-Dienstleister zentral betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt. Dafür wird ein monatliches Nutzungsentgelt bezahlt. Der IT-Dienstleister hostet, administriert, sichert und entwickelt die Software weiter.

Software as a Service (SaaS) ermöglicht die Konzentration auf das Kerngeschäft, lässt sich ohne Investitionskosten rasch einführen, bietet transparente IT-Kosten und ermöglicht Mobilität und Flexibilität.

Für die Nutzung von CareOrganise wird ein Gerät mit Internetzugang und ein aktueller Browser benötigt. Es ist nichts Zusätzliches zu installieren, jedoch empfehlen wir Chrome oder Firefox in der jeweils aktuellen Version.

CareOrganise ist eine webbasierte Lösung und kann daher auf vielen Geräten verwendet werden, die einen Internet-Zugang haben. Als bevorzugte Umgebung empfehlen wir Chrome als Browser. CareOrganise ist auch für die mobile Nutzung mit einem Tablet, wie z.B. dem iPad, optimiert.

Die Daten werden von einem Provider in der EU in einem Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert und laufend gesichert. Die Datenübertragung erfolgt mittels SSL-Verschlüsselung.

CareOrganise wird laufend weiterentwickelt. Verbesserungen und Updates werden automatisch eingespielt. Über den Zeitpunkt und über die Änderungen werden Sie informiert.

Ja. Neben der Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung, der Datenminimierung und Datenklassifizierung werden DSGVO konforme technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert. Wir gehen mit dem Datenschutz sogar so weit, dass wir nicht mit Kunden werben.

CareOrganise ist vollständig mandantenfähig. Das bedeutet, dass Ihre Daten strikt und sicher von den Daten anderer, nicht nur logisch, sondern in einer eigenen Datenbank getrennt gespeichert sind. Ihr System ist außerdem individuell anpassbar. Vorlagen inkl. Logo, Design und Formate, Datenfelder, Auswertungen etc. lassen sich konfigurieren.

Die Verrechnung erfolgt monatlich entsprechend Ihrem gewählten Paket. Die Nutzungsgebühr wird im Vorhinein pro Monat in Rechnung gestellt. Die Rechnung wird in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

Die Bezahlung erfolgt mittels Überweisung, sofort und ohne Abzug. Wir empfehlen die Einrichtung eines Dauerauftrages.

CareOrganise kann jedes Monat mit einer einmonatigen Frist gekündigt werden. Wir finden es schade, wenn CareOrganise nicht passt. Jedoch wollen wir keine unzufriedenen Kunden.

Nein, CareOrganise verrechnet keine Einrichtungsgebühr. Wir begleiten Sie kostenlos in der Integrationsphase. Dazu zählen die Unterstützung bei der Ersteinrichtung, Einführung sowie die Einrichtung Ihrer individuellen Verträge - abhängig vom gewählten Produktpaket.

CareOrganise kann mit einer Standardkonfiguration ohne aufwendige Vorarbeiten sofort in Betrieb genommen werden. Eine Internetverbindung und ein aktueller Browser genügen.

Daten, die in einer xls- oder csv-Datei zur Verfügung gestellt werden, können in CareOrganise importiert werden. Je nach Komplexität der Daten stellen wir Ihnen gerne ein Angebot für den Datenimport.

Individuelle Einstellungen in der Administration ermöglichen es, Datenfelder für die speziellen Anforderungen zu konfigurieren und jedes Formular als Vorlage zu hinterlegen. Das CareOrganise Support-Team unterstützt Sie gerne dabei.

CareOrganise ist speziell für eine intuitive Bedienung designed. Darüber hinaus gibt es viele Hinweise und zusätzliche Informationen an der Stelle, wo man sich gerade befindet. Ein aktueller Hilfe-Bereich und Benachrichtigungen unterstützen Sie zusätzlich. Und besonders während der Einführungs-Phase begleitet Sie das Support-Team in allen Belangen persönlich. Wenn Sie eine Schulung vor Ort wünschen, legen wir Ihnen gerne ein entsprechendes Angebot.

Ihre Partner-Agenturen können alle Daten der Betreuungspersonen einpflegen und Dokumente hochladen. Voraussetzung dafür ist, dass sie von Ihnen einen Zugang erhalten.

Sobald wir von neuen Formularen Kenntnis haben, werden sie im System hinterlegt und allen Kunden kostenlos zur Verfügung gestellt. Die CareOrganise Community profitiert auch hier durch den aktiven Austausch zwischen den Kunden und uns.

CareOrganise ist als integriertes System konzipiert. Sie können sowohl für die Agentur als auch im Namen der Betreuungspersonen auf Basis der eingegebenen Entgelte und Einsätze mit der automatisierten Verrechnung die Agentur-, Betreuer- und Organisationsrechnungen erstellen. Darüber hinaus ist es möglich, manuelle Rechnungen an jeden Kontakt zu generieren.

Ja. Sie können Ihre Daten jederzeit aus der Applikation exportieren - sowohl frei zusammenstellbare Kontaktdaten, Vermittlungsdaten und Verrechnungsbelege als auch den gesamten Datenstand mit Hilfe des Backup-Assistenten.

CareOrganise hat von Beginn an auf Qualität gesetzt und konsequent das Dreieck Agentur - Betreuungsperson - pflegebedürftige Person umgesetzt, auf dem das Vertrags- und Dokumentationswesen sowie die Verrechnung basiert. Mit CareOrganise können Sie Ihre Geschäftsprozesse professionell, effizient und vollständig transparent abbilden. Wenn Sie Unterstützung im Zertifizierungsprozess oder bei der Prozessverbesserung benötigen, kontaktieren Sie uns bezüglich einer Beratung.

Das CareOrganise Support Team steht Ihnen telefonisch oder per E-Mail zu den Geschäftszeiten gerne für jegliches Anliegen zur Verfügung.

Ja, CareOrganise bietet dafür einen Datev-Export für Agentur-Rechnungen an. Datev ist ein CSV-basiertes Standardformat, welches von allen gängigen Buchhaltungssystemen, wie etwa BMD, unterstützt wird.

Ja, alle in CareOrganise erstellten Rechnungen können mit wenigen Klicks direkt per E-Mail versendet werden. Egal ob Sie über Ihren eigenen SMTP-Server oder über den SMTP-Server von CareOrganise versenden wollen, werden die E-Mails immer mit Ihrer eigenen Absenderadresse versendet.

Bei einer Betreuung mit zwei regelmäßig wechselnden Betreuungskräften schlägt CareOrganise automatisch die nächste vorgesehene Betreuungskraft vor, die mit nur einem Klick bestätigt wird. CareOrganise weist farblich auf einen anstehenden Wechsel hin und ermöglicht so eine kurze Prüfung vor der Bestätigung oder eine schnelle Anpassung bei Änderungen oder Ausfällen. Dadurch wird die Datenqualität für die anschließende Verrechnung gewährleistet.

Daten der Agentur werden zentral an einer Stelle geändert und automatisch in allen Vertrags- und Formularvorlagen übernommen. Bereits erstellte Verträge, Formulare, Rechnungen etc. ändern sich hingegen nicht, wenn Daten von Klienten und Betreuungspersonen geändert werden.