Überblick

Am Dashboard sind auf einen Blick die Agentur-Kennzahlen, die Geburtstage und Jubiläen der Klienten und Betreuungspersonen sowie wichtige Notizen, Erinnerungen und offene Aufgaben ersichtlich.

Mit dem Kalender-Service können die Wechseltermine, Geburtstage und Hausbesuchstermine bequem über ein Kalender-Abonnement am eigenen Kalender dargestellt werden.

Mit smarten Listdarstellungen, Sortier- und Filterfunktionen werden die Kontakte und Vermittlungen einfach präsentiert. Mit einer Volltextsuche können Klienten und Betreuungspersonen mit mehreren Kriterien rasch gefunden werden. Mit Druckfunktionen und dem Excel-Export sind alle Daten mit wenigen Klicks herunterladbar.

Kontaktmanagement

Alle Kontakte zentral durchsuchen und alle Daten mit einem Klick aufrufen. Mit Kategorien die Kontakte taggen und Notizen bzw. Aufgaben zu den Kontakten erstellen. Klienten- und Betreuerdokumente uploaden und jederzeit verfügbar haben.

Interessenten einfach in Klienten und Bewerber in Betreuer umwandeln. Den Betreuungsbedarf des Klienten erheben und mit dem Profil der Betreuungspersonen matchen. Kontakte miteinander verknüpfen und rasch von einem Kontakt zum anderen wechseln.

Die Daten und Anforderungen des Klienten werden innerhalb von Minuten eingegeben. Durch das Verknüpfen mit anderen Kontakten werden die Angehörigen und Kontaktpersonen des Klienten festgelegt und die Kontaktdaten sind mit wenigen Klicks abrufbar.

Die Daten und das Qualifikationsprofil der Betreuungsperson werden rasch erfasst und Dokumente einfach per Drag & Drop hochgeladen. Die wichtigsten Informationen werden auf der Übersicht angezeigt.

Dokumentenmanagement

Dokumente per Drag & Drop, auch mehrere Dateien gleichzeitig, zum Kontakt hochladen und kategorisieren. PDF- und Bild-Dokumente in der Vorschau öffnen. Dokumente, auch mehrere gleichzeitig, herunterladen. Die Aktivitäten bei den Dokumenten ansehen.

Anlagen zu Gesprächsnotizen, Besuchsprotokollen, Leistungsnachweisen usw. hinzufügen. Durch erstellte Einträge in der Leseansicht durchklicken und die Anlagen in der Vorschau ansehen. Die Aktivitäten bei den Anlagen aufrufen.

Erstellte Verträge und Formulare am Point of Interest jederzeit in der Vorschau öffnen oder herunterladen. Rechnungen beim Kontakt oder in der Verrechnung in der Vorschau öffnen, als PDF - auch mehrere gleichzeitig - herunterladen oder als Excel exportieren.

Dateien in die Ablage per Drag & Drop sicher speichern und strukturiert wiederfinden. PDF- und Bild-Dateien in der Vorschau öffnen. Anlagen, auch mehrere gleichzeitig, herunterladen. Die Aktivitäten bei den Dateien ansehen.

Betreuungsprozess

In wenigen Schritten eine Vermittlung und eine Betreuung anlegen. Die Verträge sowie viele weitere Formulare erstellen und als PDF downloaden. Mit der Wechselliste und der Einsatzliste auf einen Blick sehen, welche Betreuungsperson aktuell beim Klienten ist und wer wann anreist bzw. abreist.

Mit der Auswahl der Formularvorlage wird der Vertrag bzw. das Formular bequem mit der Vorschau im Entwurf aufgerufen, als Dokument erstellt und als PDF gedruckt.

Listen von Einträgen und Checklisten verschaffen einen schnellen Überblick über die Einsätze der Betreuungspersonen und den bereits erledigten Workflow.

Die Einsatzliste zeigt übersichtlich, welche Betreuungsperson aktuell den Klienten betreut und ob eine nächste Betreuungsperson vermittelt werden muss. Mit der Wechselliste - auch als Excel-Export verfügbar - wird bequem die An- und Abreise der Betreuungskräfte organisiert.

Zusammenarbeit

Besuchs- und Besprechungsprotokolle zu jedem Kontakt und Aufgaben mit Fälligkeiten erfassen. Nach den Einträgen kann zentral gesucht, getaggt und sortiert werden. Aufgaben anderen zuweisen und die Einträge anderer verfolgen.

Bei den Notizen werden Gesprächsprotokolle, Besuchsdokumentationen, Anmerkungen etc. erfasst. Die Aufzeichnungen können auch formatiert werden. Offene Aufgaben werden nach Fälligkeit gereiht und farblich nach Dringlichkeit unterschieden.

Externe Benutzer erfassen Bewerberprofile, die bei Übernahme in den Betreuerpool aufgenommen werden. Die Partner-Agentur bearbeitet ihren Bewerberpool und erfasst weitere Informationen in den Notizen.

Verträge und Formulare

Mit CareOrganise ist das Vertrags- und Formularmanagement einfach gestaltbar. Verträge und Formulare werden zentral vorgegeben und bedarfsorientiert an der notwendigen Stelle aufgerufen und generiert. Mit dem Entwurfsmodus können Verträge und Formulare vor dem Klientenbesuch vorbereitet und mit wenigen Klicks vor Ort unterschrieben und finalisiert werden.

CareOrganise stellt über 70 Standard-Verträge und -Formulare zur Verfügung. Darüber hinaus können weitere Vorlagen oder Vorlagenversionen mit dem umfangreichen Formular-Editor erstellt werden. Hier finden Sie einen Auszug der Vertrags- und Formularvorlagen:

Kontakt

Klientenprofil

Klientenprofil (anonymisiert)

Pflegeanamnese

Profil Betreuungsperson (extern)

Profil Betreuungsperson (intern)

Brief

Notizen

Vermittlung

Vermittlungsvertrag

VV WKO + Beilagen V1 und V2

Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung

Sepa Lastschrift Mandat

Betreuung

Organisationsvertrag

OV WKO + Beilagen O1, O2, O3 und O4

Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung

Betreuungsvertrag

BV WKO + Beilagen B1 und B2

Vollmacht

WKO Vollmacht

SMS Vollmacht

SVS Vollmacht

Widerruf der Vollmacht

Gewerbemeldungen

Wohnsitzmeldung

SVS Antrag auf Dauerbetreuung

SVS Einverständniserklärung

SVS Beiblatt zur Einverständniserklärung

SVS Einverständniserklärung Pflegevereine

SVS Versicherungserklärung

SMS Förderansuchen

Förderantrag NÖ

SMS Förderantrag Zusatz / Wechsel

Förderzusatz /-wechsel NÖ

3-Monats-Erklärung

Übertragung ärztlicher Tätigkeiten

Übertragung pflegerischer Tätigkeiten

WKO Notfallplan

FA Verf 24

Ansuchen Unterstützung pflegender Angehöriger

Verrechnung

Agenturrechnung

Rechnung Betreuungsperson

Organisationsrechnung

Gutschrift

Rechnungsstorno

Gutschriftstorno

Zahlungsbestätigung

Erlagschein

E-Mail Rechnung

E-Mail Zahlungserinnerung

Hausbesuche

Ein zentrales Thema in der Betreuung von pflegebedürftigen Menschen ist die Qualitätssicherung. Entsprechend den Vorgaben des ÖQZ-24 (Österreichisches Qualitätszertifikat für Vermittlungsagenturen in der 24-Stunden-Betreuung - https://oeqz.at) sollte mit einer Regelmäßigkeit von zumindest ein Mal pro Quartal eine verpflichtende Qualitätskontrolle beim Klienten erfolgen. CareOrganise bietet hierfür das passende Werkzeug, um den Überblick zu behalten und die Planbarkeit der Hausbesuche sicherzustellen.

Verrechnung

Die Rechnungsvorschläge sind bearbeitbar und die Rechnungen können nach der Freigabe mit einem Klick erstellt und als PDF ausgedruckt werden. Mit dem PDF-Generator werden individuell ausgewählte Rechnungen in einem PDF heruntergeladen.

Mit CareOrganise können Sie alle Fakturierungsbelege bequem als Excel-Datei exportieren. Zusätzlich bietet CareOrganise die Möglichkeit, einen Datev-Export der Agentur-Belege zu erstellen. Die exportierte CSV-Datei kann in einem weiteren Schritt in Ihr Buchhaltungsprogramm importiert werden, sofern Ihr Buchhaltungsprogramm Datev unterstützt. Buchungen können so automatisiert durchgeführt werden.

Zahlungen der Kunden und Auszahlungen an die Betreuungspersonen werden erfasst und sind am Konto sofort ersichtlich. Offene Kontostände können mit einem Klick abgerufen werden.

Zeitmanagement

Mit dem Zeitmanagement von CareOrganise können Sie Ihre zeitlichen Aufwendungen pro Benutzer auf verschiedenen Ebenen aufzeichnen und auswerten. Die Möglichkeit, Zeit bei einer Notiz, einem Kontakt oder global zu erfassen, eröffnet Ihnen ein vielseitiges Spektrum an Anwendungs- möglichkeiten - von der Leistungserfassung beim Kunden bis zur Arbeitszeitaufzeichnung. Diverse Auswertungsmöglichkeiten runden diese Funktionalität ab und machen das Zeitmanagement zu einem praktischen Werkzeug im CareOrganise Tool-Set.

Auswertungen

Mit den Auswertungen zu den Entgelten, Einsatztagen, verrechneten Artikel uvm. die Kennzahlen jederzeit im Blick haben.

Einstellbare Filtersets ermöglichen ein individuelles Reporting. Dadurch können beispielsweise die Anzahl der Einsatztage der Betreuungspersonen in einem bestimmten Zeitraum ausgewertet werden oder auch der Agenturumsatz eines Monats oder eines Jahres.

Weitere Auswertungen zu den erstellten Förderanträgen, der Zeiterfassung oder der Vermittlungen geben der Agentur ein umfangreiches Controlling-Werkzeug in die Hand.

Support

Kundenservice, Qualität und Innovation stehen bei uns im Mittelpunkt. Wir begleiten den Kunden bei der Softwareimplementierung, leisten Support im laufenden Betrieb und entwickeln CareOrganise kontinuierlich weiter.

Sicherheit

Datenschutz und Datensicherheit sind uns sehr wichtig. Daher haben wir uns für einen europäischen Cloud Provider und ein Data Center in Frankfurt entschieden. Neben den Standardmaßnahmen zur Datensicherheit kommen folgende Maßnahmen und Technologien bei CareOrganise zum Einsatz:

Datenschutz

Mit 25. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft und stärkte die Rechte der Bürger in der EU auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten. CareOrganise hatte schon vorher einen hohen Datenschutz- und Datensicherheitsstandard, welchen wir weiterhin überprüfen und gegebenenfalls verbessern. Im Folgenden werden einige Maßnahmen angeführt, die die Kunden von CareOrganise bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen.